Quipux

Es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaria de Informática del Ecuador efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central. Su uso se ha difundido en el Estado Ecuatoriano. La Comunidad Quipux es una asociación de personas que han hecho causa común para fomentar el desarrollo social y económico alrededor de Quipux.

Que es Quipux?

QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones. A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:

Permite el registro, control, circulación y ordenación de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización.

Tipos de Perfiles del Sistema.

El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario:

a. Perfil Usuario Administrador.-

Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del sistema.

b. Perfil Usuario Normal.-

Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, búsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.

c. Perfil Usuario del Archivo.-

Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Sólo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso.

Acciones con los documentos.

Entre las acciones del usuario se tiene:

REGRESAR, ELIMINAR, EDITAR, REASIGNAR, INFORMAR, FIRMAR/ENVIAR, ARCHIVAR, RESTAURAR, RESPONDER.

¿Cuáles son las funcionalidades de QUIPUX?

Ø Creación, envío, recepción, almacenamiento, recuperación y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos.

Ø Creación compartida de documentos. Flujo de documentos conforme al orgánico regular.

Ø Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos de una institución.

Ø Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados.

Ø Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles ya archivos de auditoría.

Ø Firma digital de documentos generados.

Ø Recepción en línea de documentos generados en el sistema y de documentos impresos registrados.

Situación Actual de la UNL

Ø Pérdida de documentación

Ø Altos tiempos en la entrega de documentos

Ø Dependencia total del tramitador

Ø Se requiere matener archivos físicos en cada Dependencia

Ø Consecuente Utilización de papel

Beneficios de Quipux

Ø Acceso via Web

Ø Seguridad a través de Fima Digital

Ø Tiempo de Entrega y Recepción inmediata

Ø Cero papeles

Ø Ahorro de espacio Físico

Ø Agilita la gestión de documentos

Ø Existe la comunidad quipux.org

Requerimientos

Ø Hardware

Ø Procesador 2000Mhz

Ø Mamoria RAM 1GB

Ø Disco 600MB libres

Ø Enlace de acceso a la red

Ø Scanner A4 (para el caso de digitalización de documentos de entrada)

Ø Software

Ø Mozilla Firefox 3 o navegadores compatibles

Arquitectura QUIPUX

Desarrollo Quipux UNL

Fuentes:

http://www.quipux.org/